企業間のファイル共有でクラウドを使うことに不安はないか？ 10月末に開催された ASPICクラウドアワード・IoTアワード2016 でベスト海外展開賞に選ばれた「Cloud Shared Office」（CSO、2年連続受賞）のソルクシーズに導入事例などを聞いてみた。
CSO ECM は、文書管理のほか、社内・社外でセキュアにファイル共有できるサービス。ファイル自動更新通知や、ワークフロー自動化などで、「新しいワークスタイルを創出してきた」。アクセスコントロール、証跡管理、漏洩防止などの管理機能により、導入後は「世界一括同期を実現」「クラウド化で営業の内勤時間を削減」といった声が寄せられているという。
「自動車業界では、大手自動車メーカーやサプライヤーなど複数社が導入している。たとえば、カスタマーサービスの技術グループで、各自動車の仕様書、その補足説明資料、用語集、教育手順といったドキュメント類を、世界中の関連グループで共有するためのシステム構築に活用されたという例もある」
「たとえば、製品管理システムは、クラウドベースで構築したけど、カスタマーサービスとの連携が取れてなかった。機密性の高い資料などがあり、情報漏えい抑制を目的に、誰が、いつ、どこでダウンロードしたかなどの情報を各ドキュメントに透かしで挿入できないかというオーダーもあり、CSO ECM を導入。その担当者は、『自社製品に対する理解度の向上につながった』『営業のセールストークスクリプトや提案書などに範囲を広げ、営業力向上を図りたい』とも話していた」
同社は今後、「webブラウザーの中だけでどこからでもファイルを同時編集できる機能などを追加したい」という。Googleドキュメントや MS Office Online のビジネス版といったイメージか。
